Werkwijze communicatie
Beleidsregels
13 mei 2004

Vastlegging van de belangrijke onderdelen van de communicatiepraktijk van de NMa (incl. DTe en Vervoerkamer).

Art. 4:81 Awb.

Beleidsregels voor communicatie door de NMa (incl. DTe en Vervoerkamer). ~ De Werkwijze betreft niet de contacten tussen de NMa en degenen die direct bij een zaak betrokken zijn. ~ De NMa maakt onderscheid tussen persberichten (deze worden verspreid via het ANP en evt. specifieke mediadoelgroepen) en nieuwsberichten (deze worden alleen op de NMa-website geplaatst). ~ Persberichten over sanctiebesluiten en andere besluiten waarbij individuele ondernemingen zijn betrokken, worden i.b. ten minste 24 uur tevoren aan de ondernemingen aangekondigd, en ten minste 2 uur voor het uitbrengen ervan aan de ondernemingen toegezonden.

Inleiding

Deze Werkwijze geldt voor de NMa, inclusief DTe en Vervoerkamer. De Werkwijze bevat de hoofdlijnen en gaat niet in op alle communicatiemiddelen van de NMa. De Werkwijze betreft niet de contacten tussen de NMa en degenen die direct bij een zaak betrokken zijn (belanghebbenden, klagers, informanten). De werkwijze betreft evenmin communicatie t.a.v. clementie en informanten.

Actieve communicatie

De NMa geeft steeds aan welke status een besluiit, beslissing of activiteit heeft (bv. ‘vermoeden’), in welke fase de besluitvorming zich bevindt (bv. rapport, sanctiebesluit) en wele vervolgstappen kunnen worden verwacht (bv. bezwaar/beroep).

Berichten worden gepubliceerd als persbericht of als nieuwsbericht. Persberichten worden verspreid via het ANP an aan een specifieke mediadoelgroep. Nieuwsberichten worden niet verspreid, maar alleen gepubliceerd op de website van de NMa.

Indien activiteiten van de NMa waarvan het publiek op de hoogte is (omdat zij door de NMa of een ander zijn bekendgemaakt) leiden tot definitieve resultaten, wordt hiervan in beginsel melding gemaakt aan het publiek.

De NMa brengt geen pers- of nieuwsbericht uit over een bedrijfsbezoek, over een lopend onderzoek of over een rapport. De NMa kan in bijzondere omstandigheden wel een pers- of nieuwsbericht uitbrengen indien er een bijzonder belang is bij actief communiceren, bijvoorbeeld omdat het publiek bekend is geworden dat de NMa een onderzoek doet of de NMa een verzoek heeft ontvangen om onderzoek te doen, en het achterwege laten van een persbericht over het bedrijfsbezoek of rapport zou leiden tot onwenselijke speculaties.

Procedure persbericht over sanctiebesluit

De NMa kondigt tevoren, zo mogelijk ten minste 24 uur, aan (de gemachtigde van) de betrokken ondernemingen aan dat een besluit te verwachten is en dat dit besluit via een persbericht onder de aandacht zal worden gebracht.

Bij de bekendmaking van de niet-openbare versie van het besluit aan (de gemachtigde van) de betrokken odnernemingen wordt het persbericht ter informatie gevoegd.

Het persbericht wordt uitgebracht niet eerder dan twee uur nadat de niet-openbare versie van het besluit aan de (gemachtigden van) de betrokken ondernemingen is gezonden.

Indien de onderneming is genoteerd aan de effectenbeurs, neemt de NMa contact op met Euronext Amsterdam NV, onder meer over het tijdstip waarop het persbericht wordt uitgebracht. De Nma kan het persbericht ook na sluting of voor opening van de beurs uitbrengen. Een en ander laat onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de betreffende onderneming om aandeelhouders op de hoogte te stellen.

Deze procedure is van overeenkomstige toepassing op persberichten die niet een sanctiebesluit betreffen maar wel een of meerdere individuele ondernemingen betreffen.

Diversen

De openbare versies van besluiten zoals op de website geplaatst, bevatten geen bedrijfsvertrouwelijke informatie en namen van personen.

De NMa geeft desgevraagd feitelijke informatie over en een toelichting op de werkzaamheden van de NMa, tenzij andere belangen, zoals het belang van het lopend onderzoek, zich hiertegen verzetten.

De NMa verstrekt slechts desgevraagd en op hoofdlijnen informatie over een bedrijfsbezoek, onderzoek of rapport.

De NMa heeft zich bij de vaststelling van deze Werkwijze laten inspireren door onder meer de praktijk van de Commissie, richtlijnen van het OM, de Persrichtlijn voor de Rechtspraak 2003 en de Anonimiseringsrichtlijn (www.rechtspraak.nl), het rapport van de Commissie Toekomst Overheidscommunicatie en het kabinetsstandpunt daarover (commissie-Wallage, 27 augustus 2001, www.minez.nl/wallage) en de Richtlijn ‘Communicatie bij niet aanvaard beleid’ (Kamerstukken II 2001-2002, 26387, nr. 12).

Voor de werkwijze in communicatie is een aantal rechterlijke uitspraken van belang, bijvoorbeeld:
- “Hedendaagse inzichten brengen mee dat de onafhankelijkheid van marktautoriteiten () publieke verantwoording vergt en derhalve transparantie in besluitvorming en optreden (). Op grond hiervan mag van hen zonder meer worden verwacht dat zij naar buiten toe optreden teneinde voorlichting en/of uitleg te geven omtrent (bijvoorbeeld) belangrijke wijzigingen op het hen aangaande beleidsterrein. Daarbij kunnen zij gebruik maken van (bijvoorbeeld) persberichten, advertenties, radio- en tv-commercials en websites op internet.” (Rechtbank ’s-Gravenhage, 2 juli 2003, rolnummer 02.3034).
- De Haagse rechtbank oordeelde op 3 maart 2004 ‘dat het inderdaad in het algemeen belang kan worden geacht dat over het handhavingsbeleid van de NMa wordt gepubliceerd’. De rechtbank achtte de aanpak van de NMa ten aanzien van persberichten niet onrechtmatig. Wel beval de rechtbank aan om ondernemingen er tijdig tevoren en op adequate wijze op te attenderen dat een persbericht aanstaande is. (Rechtbank ’s- Gravenhage , 3 maart 2003, rolnummer 03/1384).

- Over het communicatiebeleid van de NMa is ook in de politiek gesproken. Zie bijvoorbeeld de brief van de Minister van Economische Zaken, 30 juni 2003, aan de Tweede Kamer (kamerstukken II 2002/03, 28 600 XIII, nr. 57), die het belangrijk vindt “dat de NMa via het publiceren van haar conclusies van onderzoek laat zien wat zij doet. Dit vanuit het gezichtpunt dat een wel overwogen persbeleid bijdraagt aan effectieve handhaving van de Mededingingswet.”

Volledige Werkwijze communicatie